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介護施設の内定を承諾した後で、「勤務条件が思っていた内容と違う」「家庭の事情が変わった」「別の職場に決めた」と気づくことがあります。一度承諾した手前、辞退を伝えにくいかもしれません。しかし、連絡を先延ばしにすると、入職日の調整や施設側の準備も進んでしまいます。
この記事では、内定承諾後に辞退するときの連絡順と、電話・メールでの伝え方をまとめます。
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辞退すると決めたら、できるだけ早く連絡する
介護現場では、採用予定者に合わせてシフトや研修を組む場合があります。辞退が確定しているなら、入職日ぎりぎりまで待たず、採用担当者に連絡しましょう。早く伝えるほど、施設側も採用や勤務体制を調整しやすくなります。
まだ迷っている段階なら、条件の確認を先にする方法もあります。「面接では日勤のみと伺いましたが、内定通知には早番が含まれています。勤務条件を確認できますか」と具体的に聞きましょう。誤解が解ければ入職を前向きに考えられることもあります。反対に、希望と合わない条件が確定したなら、辞退の判断を進めます。
承諾書に署名していても、黙って入職しない選択は避ける
内定や承諾書の扱いは、契約の成立状況などによって異なります。厚生労働省の採用内定に関する案内でも、個別の事情によって判断が変わることが説明されています。「承諾書を出したら絶対に辞退できない」と決めつける必要はありませんが、連絡せずに初日を迎えるのは避けましょう。
契約期間の定めがある場合や、すでに研修や勤務を始めている場合は、状況が異なります。法的な扱いに迷うときは、書類を手元に置いて、ハローワークや都道府県労働局の相談窓口などに確認してください。この記事は個別の契約について結論を出すものではありません。
電話では、辞退の意思を先に伝える
採用担当者へ電話するときは、名前と入職予定日を伝えてから、辞退の意思を簡潔に話します。「○月○日入職予定の○○です。内定を承諾した後で大変申し訳ありませんが、検討の結果、入職を辞退させていただきたくご連絡しました」といった言い方で十分です。
理由を聞かれたら、事実に沿って必要な範囲で答えましょう。「家庭の事情で予定していた勤務時間で働くことが難しくなりました」「希望する勤務条件との違いがあり、辞退を決めました」など、長く説明しすぎなくても伝わります。相手への批判や、別の職場の詳しい条件を話す必要はありません。
電話がつながらないときは、メールも残す
電話をかけても担当者が不在なら、折り返しを待つだけでなく、メールで辞退の意思を伝える方法があります。件名は「内定辞退のご連絡（氏名）」とし、本文には入職予定日、辞退の意思、お詫び、連絡先を記します。電話とメールで異なる内容にならないようにしてください。
例文は次のとおりです。「○月○日入職予定の○○です。このたびは内定のご連絡をいただき、ありがとうございました。承諾後で大変申し訳ありませんが、検討の結果、入職を辞退させていただきたくご連絡いたしました。お電話を差し上げましたがご不在でしたため、まずはメールでご連絡いたします。お手数をおかけし申し訳ありません。」
紹介会社を通した場合は、担当者にも知らせる
転職サービスを通して応募したなら、施設へ直接連絡する前に、担当者へ辞退したい意思を伝えてください。紹介会社が連絡の窓口になっている場合があります。どちらが施設に正式な連絡をするか確認し、二重連絡や連絡漏れを防ぎましょう。
「担当者から引き止められそう」と感じても、希望が変わった理由と結論を明確に伝えます。条件が違うなら、求人票と内定通知のどこが違うかを示せば、担当者も状況を確認しやすくなります。辞退後に別の求人を探す場合も、次の職場で外せない条件を一緒に整理しておきましょう。
預かった書類や制服があれば、返却方法を確認する
内定後に資料や制服、鍵、貸与品を受け取っている場合は、辞退の連絡とあわせて返却方法を聞きます。健康診断や研修の日程が決まっているなら、キャンセルの連絡が必要かも確かめましょう。書類をすでに提出した場合は、返却してもらえるものがあるか、個人情報を含む書類の扱いも確認できます。
辞退を伝えた日時、相手の名前、返却の案内はメモしておきましょう。連絡が済んだつもりでも、貸与品や予定が残っていると後からやり取りが増えます。最後まで丁寧に確認することで、気持ちの区切りも付けやすくなります。
まとめ｜迷っているなら条件確認、決めたら早く連絡
内定承諾後でも、勤務条件が違うと思ったらまず事実を確認しましょう。辞退すると決めたら、採用担当者または紹介会社へ早めに意思を伝え、入職前の予定と貸与品を整理します。返事をしないまま放置しないことが大切です。
次の応募では、勤務時間、夜勤回数、給与内訳など、今回迷った条件を最初から伝えておきましょう。リニューケアにも譲れない希望を具体的に相談してみてください。
