【PR】この記事には広告を含みます。
介護施設への入職が決まったのに、提出する書類が期限に間に合わない。前の職場から届く書類を待っていたり、役所に行く時間が取れなかったりすると、焦りますよね。
まずは期限前に採用担当者へ連絡しましょう。そろっている書類まで止める必要はありません。何が遅れるのか、いつ用意できそうかを伝えると、次の段取りを相談しやすくなります。
介護職向け・個人情報入力なし
7つの質問で悩みを整理し、希望地域・雇用形態に対応した転職サービスを確認できます。
約1分・名前や電話番号の入力なし。
診断専用ページで回答できます。
入職書類が間に合わないと分かったら
採用担当者から届いた提出案内を見直し、書類ごとの期限と提出方法を確認します。「入職日までに必須」「後日でも相談できる」といった扱いは職場や書類によって違います。自分で判断せず、担当者に確認するのが確実です。
連絡前に、次の3点をメモしておくと話が早く進みます。
- 間に合わない書類の名前
- 遅れる理由と、入手できそうな日
- 先に提出できる書類と、提出できる日
入手日がまだ分からなければ、そのまま伝えて大丈夫です。「確認して、分かり次第連絡します」と約束できる日を添えましょう。発行元に確認する前から到着日を言い切る必要はありません。
いつ、誰に連絡する？
提出期限の前に、案内メールの返信先や採用担当者へ連絡します。期限当日や入職初日に初めて伝えると、受け取る側も準備しにくくなります。電話で伝えた場合は、担当者の名前と、合意した提出日を控えておくと安心です。
「前職からの書類がまだ届かない」など、事情は短く具体的に伝えます。長い言い訳より、いつ確認し、次にいつ連絡するかが分かるほうが役立ちます。
メールで伝える例文
件名：入職書類の提出日について（氏名）
〇〇施設 採用ご担当者様
お世話になっております。〇月〇日入職予定の〇〇です。
提出書類のうち、〇〇について、発行元からの到着を待っており、指定の期限に間に合わない見込みです。現在、到着予定日を確認しています。分かり次第、〇月〇日までに改めてご連絡します。
そのほかの書類は〇月〇日までに提出できます。〇〇の提出日について、ご相談できますでしょうか。
ご迷惑をおかけしますが、よろしくお願いいたします。
氏名・電話番号
到着予定日が分かっている場合は「〇月〇日に受け取り、〇月〇日に提出予定です」と書き換えます。提出方法も、郵送・持参・データ送付のどれを希望するか確認してください。
先に出せるものまで遅らせない
すべてそろうのを待ってから連絡するより、手元にあるものを先に提出できるか聞いてみましょう。ただし、原本が必要か、コピーや画像でもよいかは担当者の案内に従います。個人情報を含む書類を、指定されていない送付先へ自己判断で送らないようにしてください。
前職に発行を頼む書類は、依頼済みか、発送予定が分かるかを確認します。役所などで取得する書類は、窓口に行く以外の手段が使える場合もあります。いずれも、採用先が求めている書類名を先に確かめてから動くと、取り直しを防げます。
提出後も確認したいこと
後日提出を認めてもらえたら、新しい期限と提出先を控えます。書類を送った後は、送付日や追跡番号などを記録し、必要なら担当者へ一報を入れましょう。
よくある迷い
入職日が近いけれど、連絡はメールだけでいい？
入職日や提出期限が迫っているなら、メールを送ったうえで、担当者が確認できたか電話でも聞くと行き違いを防ぎやすくなります。連絡手段の指定があれば、まずその案内に従ってください。
書類の名前が分からないときは？
「前職から届く書類」だけでは、別の書類と取り違えるかもしれません。案内文の名称をそのまま伝え、手元の書類と同じものか確認しましょう。似た名前の書類を自己判断で代わりに出さず、必要なものを担当者に聞いてから準備すると安心です。
書類の準備とあわせて、初日の集合時間や持ち物も確認しておくと落ち着いて入職できます。まだ勤務予定が届いていない方は、初出勤シフトが届かないときの確認方法も参考にしてください。労働条件の書面が届いていない場合は、労働条件通知書について確認する手順もまとめています。
まとめ
書類が間に合わないときは、期限前に「どの書類が、いつ頃まで遅れるか」を連絡しましょう。入手日が未定なら、次に報告する日を伝えれば大丈夫です。先に出せる書類と、残りの提出方法を採用担当者と決めておくと、入職までの予定が見えやすくなります。
今の職場から転職する段取りや、次の職場で大切にしたい条件も相談したい方は、リニューケアに希望を伝えてみましょう。
