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介護施設の選考が終わったのに、提出した履歴書が返ってこない。「連絡してもいいのかな」「資格証のコピーも入れたけど大丈夫？」と気になる方もいるでしょう。
まずは応募時の案内を見て、書類の返却方法が書かれていないか確認しましょう。返却について何も聞いていなければ、採用担当者に問い合わせて構いません。この記事では、不採用になった場合と応募を辞退した場合に分けて、確認の順番とメール・電話の例文を紹介します。
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最初に、応募時の案内を見直す
求人票、応募完了メール、面接案内に「応募書類は返却しません」「選考後に返却します」などと書かれていないか確認します。面接で口頭の説明を受けたなら、覚えている内容もメモしましょう。郵送で応募した場合は、送った書類の控えや追跡番号があるかも確認しておくと、問い合わせの際に説明しやすくなります。
履歴書だけでなく、職務経歴書、資格証のコピー、紹介状など、何を提出したかを整理してください。原本を預けた場合は、そのことを最初にはっきり伝えるのが大切です。コピーと原本では、こちらが必要とする対応も違います。
不採用後に履歴書が届かない場合
選考結果のメールや手紙に、書類の扱いが書かれている場合があります。結果通知と別便で返送すると案内されていれば、発送予定を見てから確認しましょう。返却の説明がないまま気になる場合は、採用担当者に「返却の予定と方法」を尋ねます。
問い合わせの目的は、施設を責めることではなく、書類がどう扱われるかを知ることです。「返却はありますか」「返却しない場合、提出書類の取り扱いを教えてください」と、知りたいことを具体的に伝えると話が進みます。郵送を希望するなら、返送先の住所が現在の住所と同じかも確認しましょう。
応募を辞退した場合も確認できる
面接前や選考途中で辞退した場合も、先に提出した書類がどうなるか気になりますよね。辞退の連絡と同じメールで「提出済みの応募書類について、返却の可否を教えてください」と一文添えられます。辞退の連絡を済ませているなら、別途問い合わせても大丈夫です。
まだ辞退を伝えていない方は、まず応募辞退の伝え方と例文を確認してください。返却の相談だけを先に送ると、選考を続けたいのか辞退したいのか相手に伝わりにくくなります。
メールで問い合わせる例文
採用担当者から届いた選考結果のメールがあれば、返信して問い合わせるのが分かりやすい方法です。応募時期と氏名、提出した書類が分かるように書きましょう。応募フォームから直接送った場合は、応募時に使ったメールアドレスから連絡すると確認してもらいやすくなります。
件名：応募書類の返却について（氏名）
○○施設 採用ご担当者様
お世話になっております。○月に介護職へ応募した○○です。
先日お送りした履歴書と職務経歴書について、返却の予定があるか確認したくご連絡しました。返却いただける場合は、時期と方法を教えていただけますと幸いです。返却がない場合は、提出書類の取り扱いについてご案内いただけますでしょうか。
どうぞよろしくお願いいたします。
氏名・連絡先
資格証の原本など、早く手元に戻す必要があるものを預けているなら、「資格証の原本をお預けしています」と具体的に書きます。履歴書を返してほしい理由を詳しく説明する必要はありません。
電話で聞くときの言い方
返却予定日を過ぎている、原本を預けているなど、早めに確認したい場合は電話でも構いません。施設の代表番号にかけるなら、応募した職種と氏名を伝え、採用担当者につないでもらいましょう。
○月に介護職へ応募した○○と申します。提出した応募書類の返却について確認したく、お電話しました。採用のご担当者様はいらっしゃいますか。
担当者が不在なら、折り返しの目安を聞いておきます。話せたら、返却の有無、発送予定、返送先の住所を確認し、聞いた日時と担当者名をメモしましょう。
返却がない場合に確認したいこと
書類は返却しないという回答を受けたら、提出したものの中に原本が含まれていないか改めて確認してください。コピーだけであれば、施設がどう保管・処理するかを聞き、今後の応募に使う履歴書は手元の控えから作り直せます。写真付きの書類や資格証のコピーが気になるなら、その点も伝えてよいでしょう。
書類の返却について確認しても、選考結果そのものが変わるわけではありません。次の応募を進める場合は、履歴書の日付や応募先名を更新し、前の施設宛ての書類をそのまま送らないよう見直してください。履歴書を郵送する前の確認点もまとめています。
次の職場を探すなら
書類の行方が気になって次の応募をためらっている場合は、まず今回の応募先に取り扱いを確認しましょう。そのうえで、次に希望する勤務時間や勤務地を整理し、リニューケアに伝えてみてください。
まとめ
履歴書が返ってこないときは、応募時の案内と選考結果を見直し、返却の有無と時期を採用担当者に確認しましょう。資格証などの原本を預けている場合は、その書類を具体的に伝えます。返却がない場合も、提出書類の取り扱いを尋ねて、次の応募に使う書類を準備できます。
